E-Ref Gizlilik Politikası - Kişisel Verilerin Korunması ve Veri İşleme Uygulamaları

1. Giriş

E-Ref Profesyonel Bakım Platformu (“E-Ref” veya “Platform” olarak anılacaktır), hizmet alan kullanıcılar ile sağlık ve bakım profesyonellerini dijital ortamda güvenle buluşturmayı amaçlamaktadır. Hizmetlerimizin doğası gereği, bizimle paylaştığınız verilerin (özellikle sağlık ve bakım verilerinin) hassasiyetinin farkındayız.

Bu Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca; E-Ref web sitesini ve mobil uygulamalarını kullanırken kişisel verilerinizin nasıl toplandığını, işlendiğini, aktarıldığını ve korunduğunu şeffaf bir şekilde açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

2. Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla E-Ref tarafından aşağıda açıklanan kapsamda ve şartlarda işlenebilecektir.

Adres: Esentepe Mah. 296 Sk. Erkam 7 Apt. No: 7 A, Karaköprü / Şanlıurfa
İletişim: kvkk@eref.com.tr / info@eref.com.tr

3. Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?

E-Ref platformunda "Hizmet Alan (Müşteri)" veya "Hizmet Veren (Bakıcı/Profesyonel)" olarak hesap oluşturduğunuzda ve platformu kullandığınızda aşağıdaki verileriniz işlenmektedir:

Kimlik ve İletişim Verileri: Ad, soyad, T.C. Kimlik numarası (güvenlik ve faturalandırma için), e-posta adresi, telefon numarası, ikamet adresi/hizmet lokasyonu.
Hizmet Veren (Profesyonel) Verileri: Eğitim durumu (diploma/sertifika), mesleki tecrübe, adli sicil kaydı belgesi, profil fotoğrafı, sunulan hizmet türleri, saatlik/günlük ücret bilgileri.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Sağlık ve Bakım Verileri): Hizmet alan kullanıcıların, kendileri veya yakınları için bakım talebi oluştururken paylaştıkları; hastanın yaşı, kilosu, cinsiyeti, hastalık durumu (örn: yatalak, ameliyat sonrası, Alzheimer vb.), özel ihtiyaçları ve refakat notları. (Bu veriler yalnızca açık rızanıza istinaden ve ilgili bakım uzmanının hizmeti doğru sunabilmesi amacıyla işlenir.)
Finansal Veriler: Platform üzerinden yapılan işlemlere ait fatura bilgileri, Hizmet Verenlerin hak edişlerini alabilmesi için IBAN bilgileri. (Kredi kartı bilgileriniz E-Ref sunucularında tutulmaz, BDDK lisanslı ödeme kuruluşları tarafından şifrelenerek işlenir.)
İşlem Güvenliği ve Tarama Verileri: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, platform içi mesajlaşma kayıtları, çerezler (cookies) ve log kayıtları.
Üçüncü Kişilere Ait Veriler: Bir yakınınız (örn: ebeveyniniz) için bakım talebi oluştururken paylaştığınız onlara ait kimlik ve sağlık bilgileri. (Bu verileri paylaşırken ilgili kişinin onayını almış olmak, paylaşan kullanıcının sorumluluğundadır.)

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

Kayıt ve Eşleştirme: Kullanıcı hesaplarının açılması, Hizmet Alan ile uygun Hizmet Veren'in eşleştirilmesi ve rezervasyon sürecinin yönetilmesi amacıyla işlenen verileriniz, "Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması" hukuki sebebine dayanmaktadır.
Sağlık ve Bakım İhtiyaçlarının Karşılanması: Hastanın sağlık durumuna, fiziksel özelliklerine ve ihtiyaçlarına en uygun refakatçinin bulunabilmesi amacıyla işlenen özel nitelikli kişisel verileriniz, ilgili kişinin "Açık Rızası" hukuki sebebine dayanmaktadır.
Güvenlik ve Doğrulama: Platformdaki Hizmet Verenlerin kimlik, diploma ve adli sicil kayıtlarının doğrulanarak güvenli bir pazar yeri ortamı sağlanması amacıyla işlenen verileriniz, "Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması" ve "İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" hukuki sebeplerine dayanmaktadır.
Finansal İşlemler: Güvenli havuz ödemelerinin (Escrow) tahsil edilmesi, hak edişlerin dağıtılması ve fatura/fiş düzenlenmesi amaçlarıyla işlenen verileriniz, "Kanunlarda açıkça öngörülmesi" (Vergi, Finans ve Ticaret mevzuatı) hukuki sebebine dayanmaktadır.
İletişim ve Destek: Taraflar arası mesajlaşmanın sağlanması, müşteri hizmetleri desteği sunulması ve olası uyuşmazlıkların çözümü amaçlarıyla işlenen verileriniz, "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" hukuki sebebine dayanmaktadır.
Pazarlama (Opsiyonel): E-Ref kampanyalarının, indirimlerin ve duyuruların e-posta/SMS yoluyla iletilmesi amacıyla işlenen verileriniz, ilgili kişinin "Açık Rızası" (Ticari İleti Onayı) hukuki sebebine dayanmaktadır.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, gizlilik ve güvenlik ilkelerine sıkı sıkıya bağlı kalınarak yalnızca gerekli olduğu ölçüde şu alıcılara aktarılmaktadır:

Platform İçi Aktarım: Rezervasyon onaylandığında; hizmetin ifa edilebilmesi için Hizmet Alan'ın adresi ve hastaya ait bakım notları ilgili Hizmet Veren ile, Hizmet Veren'in profil ve iletişim bilgileri ise Hizmet Alan ile paylaşılır.
İş Ortakları ve Tedarikçiler: Ödeme işlemlerinin gerçekleşmesi için BDDK lisanslı ödeme altyapısı sağlayıcılarına ve sistemin çalışması için SMS/E-posta iletimi yapan teknik servis sağlayıcılarına.
Kanuni Yükümlülükler: Yasal bir uyuşmazlık, suç soruşturması veya denetim durumunda; mahkemeler, savcılıklar ve ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kanuni sınırlar çerçevesinde paylaşılabilir.

6. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

E-Ref platformu, modern ve güvenilir veri tabanı mimarileri kullanılarak uluslararası güvenlik standartlarına sahip bulut sunucularda barındırılmaktadır. Bu sebeple platforma sağladığınız veriler, yurt dışında bulunan güvenli veri merkezlerinde saklanmak üzere yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu aktarım, KVKK’nın 9. maddesi gereğince kayıt esnasında verdiğiniz Açık Rıza metnine dayanılarak ve gerekli tüm teknik koruma kalkanları (şifreleme vb.) uygulanarak gerçekleştirilir.

7. Verilerin Saklanma Süresi ve İmhası

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Kullanıcı hesabınızı sildiğinizde;

Sadece pazar yeri eşleştirmesi için kullanılan veriler derhal silinir veya anonimleştirilir.
Ancak yasal uyuşmazlık süreleri (örn: Tüketici Kanunu ve Borçlar Kanunu gereği 10 yıl) ve finansal kayıt zorunlulukları (Vergi Usul Kanunu gereği 5 yıl) kapsamında tutulması kanunen zorunlu olan veriler, bu süreler dolana kadar E-Ref tarafından güvenli bir şekilde arşivlenir. Süreler dolduğunda tamamen imha edilir.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız (Madde 11)

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahibi olarak E-Ref'e başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini ve üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, sistemimize kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden kvkk@eref.com.tr adresine iletebilir veya ilgili mevzuatta belirtilen diğer yöntemlerle yazılı olarak bize ulaştırabilirsiniz. Talebiniz en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

9. Politika Güncellemeleri

E-Ref, yasal mevzuatta veya platform işleyişinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda işbu Gizlilik Politikası'nı önceden bildirmeksizin güncelleme hakkını saklı tutar. Politikada yapılacak esaslı değişiklikler, platform üzerinden bildirim veya e-posta yoluyla kullanıcılara duyurulur. Değişiklikler yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.